Numériser et envoyer vos documents, pas à pas

1. Bienvenue

ScanAgent Pro relie votre scanner à vos logiciels. En quelques clics :

• vous numérisez des documents, ou importez des PDF et des photos déjà sur votre ordinateur ;
• vous vérifiez les pages : ordre, sens, pages en trop ;
• vous donnez un nom au document ;
• vous l’envoyez dans le bon dossier, ou vous l’enregistrez en PDF.

L’application a plusieurs écrans, accessibles par la barre du haut : Accueil, Numérisation, Connecteurs, Profils, Guides…

2. Ouvrir ScanAgent Pro

1. Double-cliquez sur l’icône ScanAgent Pro du bureau ou du menu Démarrer.
2. La fenêtre s’ouvre sur l’Accueil. Si elle affiche « Démarrage de ScanAgent Pro… », patientez quelques secondes.

ScanAgent Pro peut aussi démarrer avec Windows : il attend alors dans la zone de notification, en bas à droite de l’écran, près de l’horloge. Son icône représente une page blanche traversée d’une ligne bleue.

3. Se connecter à SIAMU, DocuMED ou un serveur de fichiers

À faire une seule fois par poste. Votre service informatique vous indique l’adresse à utiliser et vos identifiants.

1. Ouvrez Connecteurs dans la barre du haut.
2. Choisissez le connecteur dans la liste de gauche, puis activez-le avec l’interrupteur Actif.
3. Dans l’onglet Connexion, saisissez l’adresse donnée par le service informatique, puis cliquez sur Enregistrer.
4. Cliquez sur Se connecter, saisissez votre identifiant et votre mot de passe.

Une fois connecté, votre nom apparaît en haut à droite de l’écran, par exemple SIAMU Imelda. Cliquez dessus pour voir votre compte, le serveur, et le bouton Se déconnecter.

Après la connexion, les onglets Session et Dépôt par défaut apparaissent. Dans Dépôt par défaut, vous choisissez le type de document proposé à chaque envoi (vous pourrez toujours le changer au moment d’envoyer).

4. Numériser ou importer des documents

Numériser avec le scanner

1. Ouvrez Numérisation.
2. À gauche, sous Scanner, cliquez sur votre scanner. S’il n’apparaît pas, vérifiez qu’il est allumé et branché, puis cliquez sur l’icône Actualiser les scanners (les flèches en rond).
3. Sous Profil de scan, choisissez un profil (par exemple « Couleur A4 » ou « Noir et blanc »).
4. Placez vos feuilles dans le scanner et cliquez sur Démarrer le scan.

Les pages arrivent une par une dans le Bac multipage, au centre. Vous pouvez lancer plusieurs numérisations à la suite : elles s’ajoutent au bac.

Importer des fichiers

Cliquez sur Importer et choisissez des PDF ou des images (JPG, PNG, TIFF…). Vous pouvez aussi glisser-déposer des fichiers directement dans le bac.

5. Préparer les pages

Avant d’envoyer, vérifiez vos pages dans le bac. Cliquez sur une page pour la sélectionner (elle s’encadre en bleu) ; les boutons au-dessus du bac agissent sur les pages sélectionnées.

Les boutons Vue grille et Vue liste changent l’affichage. La liste est plus compacte et montre la date et l’heure de chaque page.

6. Nommer le document et créer plusieurs documents

Donner un nom

Saisissez le nom dans le champ Nom du document, au-dessus du bac, par exemple « Ordonnance Dupont ». C’est ce nom que vous retrouverez dans SIAMU, DocuMED ou sur le serveur. Sans nom, un nom automatique est utilisé.

Un document par patient ou par feuille : les groupes

Si le bac contient plusieurs documents différents (plusieurs feuilles de soins, par exemple), envoyez-les séparément :

1. Cochez Ne pas fusionner.
2. Survolez la première page de chaque nouveau document et cliquez sur le petit bouton ciseaux : un nouveau groupe commence à cette page.
3. Pour couper toutes les pages sélectionnées d’un coup, utilisez Un groupe par page sélectionnée.

Chaque groupe devient un fichier. Par défaut, ils s’appellent « Ordonnance Dupont-01 », « Ordonnance Dupont-02 »…, et vous pouvez renommer chacun au moment de l’envoi.

7. Envoyer ou exporter

Vers SIAMU

1. Dans la barre SIAMU au-dessus du bac, choisissez la Ressource (par exemple « Facture Prestataire »).
2. Tapez le numéro du dossier dans N° dossier et choisissez-le dans la liste.
3. Sélectionnez les pages, puis cliquez sur Déposer. Vérifiez le type de document et le nom, puis Envoyer la sélection.

Pour une facture, chaque groupe de pages peut devenir une nouvelle feuille de soins, ou un document de la facture : la fenêtre de dépôt vous le propose groupe par groupe.

Vers DocuMED

1. Dans la barre DocuMED, recherchez le patient (nom, code ou téléphone) et choisissez-le.
2. Si besoin, le bouton Options DocuMED (à droite de la barre) permet de choisir la catégorie, le type de document et un titre.
3. Cliquez sur Déposer, choisissez le dossier du patient (ou créez-en un depuis un service), puis Envoyer la sélection.

Vers un serveur de fichiers (FTP / SFTP)

Cliquez sur Déposer à côté d’Exporter, choisissez le dossier (ou créez-en un avec Nouveau dossier), vérifiez le nom, puis Déposer ici. Si un fichier du même nom existe déjà, le nouveau est appelé « Nom (2) » : rien n’est écrasé.

Enregistrer un PDF sur votre poste

Cliquez sur Exporter, puis choisissez :

• Un seul fichier : toutes les pages sélectionnées dans un PDF ;
• Un fichier par page : un PDF par page, réunis dans un fichier ZIP ;
• Un fichier par groupe : un PDF par groupe (si vous avez créé des groupes).

Donnez un nom à chaque fichier, puis cliquez sur Exporter. Le fichier arrive dans votre dossier Téléchargements.

8. Réglages de numérisation

Un profil regroupe les réglages du scanner : couleur, format de page, résolution, recto verso…

Changer les réglages pour un document seulement

1. Dans Numérisation, sous Profil de scan, cliquez sur Ajuster les réglages.
2. Modifiez ce qu’il faut, par exemple « Noir et blanc » ou « Chargeur recto verso ».
3. Cliquez sur Appliquer. Le badge Ajusté rappelle que vous n’utilisez pas exactement le profil.

Pour garder ces réglages définitivement, choisissez plutôt Enregistrer dans le profil. Revenir au profil annule vos ajustements.

Créer un profil

Ouvrez Profils, cliquez sur Nouveau profil, donnez-lui un nom (« Plans A3 couleur », par exemple), choisissez les réglages et enregistrez.

9. Retrouver un document

L’Accueil liste vos numérisations récentes, des plus récentes aux plus anciennes. Pour chacune :

• Aperçu affiche le PDF dans le panneau de droite ;
• Ouvrir l’ouvre dans un nouvel onglet ;
• la flèche de téléchargement l’enregistre sur votre poste ;
• Rouvrir dans le bac de numérisation le remet dans le bac pour le compléter ou l’envoyer à nouveau.

Les filtres Tous, Scans et Imports séparent les documents numérisés de ceux importés.

10. En cas de souci